Schritt-für-Schritt-Anleitung: So richtest du extro ein

Melde dich auf der Webseite an: Login → Registrieren 

  • Registrierungsformular mit E-Mail und Passwort ausfüllen
  • Nach dem Absenden erhältst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink
    Prüfe deinen Spam-Ordner, falls die E-Mail nicht ankommt.

Registriere Firma → Allgemeine Einstellungen deine Firma, indem du:

  • Deine Firmen-UID sowie die zugehörigen Angaben (Adresse, E-Mail, etc.) einträgst.
  • Alternativ kannst du eine Testfirma einrichten, um die App zunächst ohne eigene Firmen-UID auszuprobieren.

Definiere unter Firma → Arbeitstypen verschiedene Aufgabenbereiche wie:

  • Servicemonteur, Installateur, Projektleiter oder Lernende.
    So kannst du sicherstellen, dass Aufträge je nach Leistungsart rapportiert und abgerechnet werden.

Importiere die Konditionen deiner Grossisten (z. B. EM, OF, Sonepar).
Unterstützte Formate: Version V1.3 oder V2.0, auch als ZIP möglich
Damit wird das Material automatisch auf dem Auftrag berechnet.

Stelle deine Rechnungseinstellungen ein, um:

  • Kalkulationsgrundlagen einzustellen
  • Rechnungen direkt nach Abschluss eines Auftrags generieren zu können.
  • Zahlungen vor Ort beim Kunden zu ermöglichen.

Verbessere dein Benutzererlebnis:

  • Verbinde extro mit tel.search.ch.
  • Generiere einen Schlüssel und hinterlege diesen unter Firma → Allgemeine Einstellungen.
    Hier Schlüssel anfordern

Individualisiere extro:

  • Lade dein Firmenlogo oder dein Firmenbriefpapier (A4) als PDF hoch, um deine Dokumente ansprechend zu gestalten.

Lade dein Team ein:

  • Füge unter Einstellungen → Benutzerverwaltung deine Mitarbeiter hinzu.
    Hinweis: Nicht in Testversion verfügbar.

Unter Adressen kannst du deinem Adressbuch:

  • Neue Personen oder Organisationen manuell hinzufügen.
  • Alternativ kannst du unter Einstellungen → Daten-Verwaltung und Import →  Datenimport → Firmen und Organisationen importieren Adresslisten importieren

Bevor du einen Auftrag starten kannst, musst du ein Objekt hinzufügen:

    1. Objektname vergeben:
      Gib dem Objekt einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, z. B. «Gemeindahaus Schöftland».
    2. Adresse hinzufügen:
      Trage die genaue Objektadresse ein, damit diese später automatisch zugewiesen wird.
    3. Kontaktperson eintragen:
      Bestimme mindestens eine Kontaktperson für das Objekt
    4. Rechnungsadresse hinzufügen: 
      Erfasse die Rechnungsadresse, sofern diese nicht mit der Kontaktperson übereinstimmt.

Hinweis:
Ein sorgfältig erstelltes Objekt ist essenziell, da es die Basis für die Zuordnung von Aufträgen und Rechnungen bildet.

Verknüpfe jeden Auftrag mit einem Projekt:

    1. Projektnamen vergeben:
      Wähle einen aussagekräftigen Namen, der das Projekt klar beschreibt, wie beispielsweise «Renovation Büro im 3. Stock»
    2. Ein Objekt zuweisen:
      Verbinde das Projekt mit einem zuvor erstellten Objekt
    3. Projektverantwortlichen bestimmen:
      Lege fest, welcher Mitarbeiter oder Verantwortliche das Projekt betreut.
    4. Arbeitstypen hinzufügen:
      Wähle die relevanten Arbeitstypen aus

Jetzt kann es losgehen! 🚀
Erstelle deinen ersten Auftrag und starte durch!

FAQ – Häufigste Fragen und Antworten

Es gibt drei Möglichkeiten, sich bei extro zu registrieren:

  1. Administrator: Registriere dich auf der Webseite. Als Administrator richtest du die Firma ein, hast Einsicht in die Lizenzverwaltung und kannst weitere Benutzer einladen.
  2. Mitarbeiter: Bitte den Administrator, dich zu extro einzuladen.
  3. Interessierter: Registriere dich auf der Webseite und wähle die Option «Testfirma».

Ja, mehrere Mitarbeiter können sich unter einer Firma registrieren.
Der Firmenadministrator kann in der Webapplikation weitere Mitarbeiter hinzufügen, indem er zur Benutzerverwaltung geht und die Mitarbeiter einlädt. Diese erhalten eine Einladungs-E-Mail mit dem entsprechenden Link.

Der Benutzer, der die Firmen-UID als Erster registriert, wird automatisch als Firmenadministrator festgelegt. Der Administrator hat die Befugnis, zusätzliche Administratoren zu ernennen oder diese auszutauschen.

Ja. Ein Benutzer kann mehrere Firmen registrieren.

Die Arbeitsweise von extro mit Objekten, Projekten und Aufträgen hat sich aus der engen Zusammenarbeit mit Kunden entwickelt und basiert auf dem klar erkannten Bedürfnis nach einer objektorientierten Struktur. Diese Herangehensweise bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Arbeit steigern.

Vorteile der objektorientierten Arbeit:

  1. Nachvollziehbarkeit und Übersichtlichkeit eines Standorts
    Die objektorientierte Struktur ermöglicht es, alle relevanten Informationen zu einem Standort zentral zu bündeln. Dadurch ist es einfacher, den Überblick zu behalten und jederzeit präzise Auskünfte geben zu können.

  2. Strukturierte Verwaltung von Adressen und Kontakten
    Adressen und Kontakte werden direkt den jeweiligen Objekten zugeordnet. Diese klare Zuordnung reduziert Verwirrung und sorgt dafür, dass alle Informationen schnell zugänglich sind.
    Die Zuordnung umfasst beispielsweise:

    • Kontaktpersonen
    • Rechnungsadressen
    • Eigentümer
    • Auftraggeber
  3. Kundenhistorie als Basis für Kundenbindung
    Bei jedem Kundenkontakt ist die gesamte Historie einsehbar. Das schafft Transparenz und stärkt die Kundenbindung, da individuelle Bedürfnisse und frühere Interaktionen jederzeit berücksichtigt werden können.

 

Initialer Mehraufwand mit langfristigem Nutzen

Der Einstieg in die objektorientierte Arbeitsweise erfordert zu Beginn zwar etwas mehr Zeit, da die notwendigen Daten strukturiert erfasst und organisiert werden müssen. Doch dieser Aufwand zahlt sich langfristig aus: Durch die klare Struktur können später Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden, was zu einer enormen Zeitersparnis führt.

Die UID-Nummer ist eine individuelle Identifikationsnummer für Unternehmen, die durch das Bundesamt für Statistik geführt wird.

Unter Einstellung – Firma kannst du unter search.ch API-Schlüssel den dir zugestellten Code einfügen.
Der Code kann unter https://tel.search.ch/api/getkey bestellt werden.

Einkaufspreis x Zuschlagsfaktor. Der Zuschlagsfaktor kann durch den Firmenadministrator in den Rechnungseinstellungen erfasst werden. 

Unter Einstellungen -> Preisliste importieren:  ZIP-, DAT- oder TXT-File importieren.
Aktuell ist es das File v1.3 der Elektrogrossisten.
Der Import wird durch den Firmenadministrator getätigt.

Unter Einstellungen -> Eigener Katalog importieren, kann ein eigener Katalog importiert werden.

Ja, sofern in den Rechnungseinstellungen erfasst, wird ein QR-Einzahlungsschein generiert und dem Rechnungsdokument angefügt.

extro benötigt eine IBAN oder QR-IBAN. Du findest diese auf dem Kontoauszug von deinem Finanzinstitut (Bank/Postfinance) oder im Online-Banking. Bei einer QR-IBAN muss zusätzlich ein QR-Referenz-Nummernkreis definiert werden. Falls nicht vorhanden oder erwünscht, dann einfach (000000) eingeben.

Nach Ablauf der 30-tägigen Testversion wird der Zugriff auf extro beendet.
Drei Tage vor dem Ablauf der Testversion erhältst du eine entsprechende Nachricht und die Möglichkeit, deinen Account nach Ablauf der Testversion in einen kostenpflichtigen Account umzuwandeln.
Mit einem Beitrag von CHF 19.– pro User kann man als Firma den vollen Funktionsumfang von extro nutzen.
Dabei muss die UID-Nummer eines Unternehmens bei der Registration angegeben werden.

Nein, es können keine weiteren Mitarbeiter der Firma hinzugefügt werden.
Die Online-Zahlungsmethode kann in der Testversion nicht verwendet werden.

Ja, diese können unter Einstellungen -> Vorlagen ein- und ausgeschaltet werden.

Ihre Cloud-Daten befinden sich im Hochsicherheitszentrum des Internetdienstleisters Green in Lupfig AG.

Selbstverständlich. extro wird laufend weiterentwickelt und erhält mit jedem Update neue Funktionen. Dabei arbeiten wir sehr eng mit unseren Kunden/Anwendern zusammen, um eine praxisorientierte Applikation zu entwickeln.

Die Ideen zu unserer erfolgreichen App orientieren sich immer an realen Bedürfnissen.
Du hast eine fantastische Idee für die Weiterentwicklung von extro oder es fehlt dir eine entscheidende Funktion für den perfekten Ablauf deiner Aufträge…?
Wir freuen uns auf Rückmeldungen und Anregungen per Mail an info@extro.swiss.

Ja, es ist möglich, dein Benutzerprofil zu deaktivieren. Dies kann unter Einstellungen -> Benutzer durchgeführt werden. Um die Deaktivierung vorzunehmen, klicke einfach auf den Link mit der Bezeichnung Benutzer entfernen.

Nachdem dein Profil entfernt wurde, werden all deine Daten in der Datenbank als deaktiviert markiert. Wenn du deine Daten unwiderruflich löschen möchtest, kannst du uns gerne mittels Kontaktformular darum bitten. Wir werden die Löschung dann in die Wege leiten.

Noch Fragen offen?