Schritt-für-Schritt-Anleitung: So richtest du extro ein

  1. Gehe auf die Registrierunsseite von extro.swiss.
  2. Fülle das Registrierungsformular mit E-Mail und Passwort aus.
  3. Stimme den Datenschutzbestimmungen zu
  4. Klicke auf Jetzt registrieren.

  5. Öffne die Bestätigungs-E-Mail und klicke auf den Link.

    • Prüfe den Spam-Ordner, falls keine E-Mail ankommt.

  6. Nach der Registrierung landest du automatisch in deiner persönlichen Musterfirma:

    • Die Musterfirma enthält bereits Objekte, Projekte und Aufträge.

    • So kannst du das Look & Feel von extro sofort ausprobieren.

    • Du kannst auch produktiv arbeiten, eigene Aufträge erfassen und die Zeiterfassung testen.

Hinweis:

Beim Kauf einer Lizenz kannst du wählen:

  • Alle Daten aus der Testphase löschen und auf einer «grünen Wiese» neu starten.

  • Oder deine bisherigen Daten behalten. 
    In diesem Fall werden die Musterfirmadaten durch deine echten Firmendaten ersetzt.

  1. Öffne Firma → Allgemeine Einstellungen.

  2. Trage deine Firmen-UID und die dazugehörigen Angaben ein (Adresse, E-Mail usw.).

  3. Alternativ: Nutze zunächst die Musterfirma, bevor du deine echten Daten hinterlegst.

  1. Gehe zu Firma → Arbeitstypen.

  2. Lege verschiedene Aufgabenbereiche an, z. B.:

    • Servicemonteur

    • Installateur

    • Projektleiter

    • Lernende

  3. Weise später Aufträge je nach Leistungsart den passenden Arbeitstypen zu.

  1. Gehe zu Firma → Preisliste.

  2. Importiere die Konditionen deiner Grossisten (z. B. EM, OF, Sonepar).

  3. Lade die Daten im Format V1.3 oder V2.0 hoch (ZIP-Dateien sind möglich).

  4. Das Material wird danach automatisch auf dem Auftrag berechnet.

  1. Bereich öffnen:
    Einstellungen → Rechnung → Zahlungskonditionen

  2. Neue Kondition hinzufügen:
    Dropdown öffnen → Hinzufügen → Code, Frist (Tage) und Skonto-Satz eingeben → Speichern

  3. Bestehende Kondition bearbeiten:
    Zahnrad-Symbol anklicken → Felder anpassen → Speichern

  1. Rufe Firma → Allgemeine Einstellungen auf.

  2. Fordere auf tel.search.ch einen Schlüssel an.

  3. Trage den Schlüssel in extro ein.

  4. Dadurch kannst du Kontakte schneller erfassen.

  1. Öffne Firma → Branding.

  2. Lade dein Firmenlogo hoch.

  3. Optional: Füge dein Firmenbriefpapier als PDF (A4) hinzu.

  4. Dokumente erscheinen ab sofort im individuellen Design.

  1. Gehe zu Einstellungen → Benutzerverwaltung.

  2. Füge neue Mitarbeiter hinzu.

  3. Versende Einladungen per E-Mail.

Hinweis:
Diese Funktion ist nicht in der Testversion verfügbar.

  1. Öffne Adressen.

  2. Lege neue Personen oder Organisationen manuell an.

  3. Alternativ: Importiere Adresslisten über
    Einstellungen → Daten-Verwaltung und Import → Datenimport → Firmen und Organisationen.

  1. Öffne Objekte und klicke auf Neu.

  2. Vergib einen eindeutigen Objektnamen (z. B. «Gemeindhaus Schöftland»).

  3. Trage die Adresse ein.

  4. Bestimme eine Kontaktperson.

  5. Hinterlege bei Bedarf eine separate Rechnungsadresse.

Wichtig:
Ein sorgfältig erstelltes Objekt ist die Basis für die Zuordnung von Aufträgen und Rechnungen.

  1. Öffne Projekte und klicke auf Neu.

  2. Vergib einen aussagekräftigen Projektnamen (z. B. «Renovation Büro 3. Stock»).

  3. Wähle ein Objekt aus.

  4. Bestimme den Projektverantwortlichen.

  5. Füge die passenden Arbeitstypen hinzu.

  1. Öffne Aufträge und klicke auf Neu.

  2. Wähle das Projekt und das Objekt aus.

  3. Trage die benötigten Daten ein.

  4. Speichere den Auftrag und starte los.

FAQ – Häufigste Fragen und Antworten

Es gibt drei Möglichkeiten, sich bei extro zu registrieren:

  1. Administrator: Registriere dich auf der Webseite. Als Administrator richtest du die Firma ein, hast Einsicht in die Lizenzverwaltung und kannst weitere Benutzer einladen.
  2. Mitarbeiter: Bitte den Administrator, dich zu extro einzuladen.
  3. Interessierter: Registriere dich auf der Webseite und wähle die Option «Testfirma».

Ja, mehrere Mitarbeiter können sich unter einer Firma registrieren.
Der Firmenadministrator kann in der Webapplikation weitere Mitarbeiter hinzufügen, indem er zur Benutzerverwaltung geht und die Mitarbeiter einlädt. Diese erhalten eine Einladungs-E-Mail mit dem entsprechenden Link.

Der Benutzer, der die Firmen-UID als Erster registriert, wird automatisch als Firmenadministrator festgelegt. Der Administrator hat die Befugnis, zusätzliche Administratoren zu ernennen oder diese auszutauschen.

Ja. Ein Benutzer kann mehrere Firmen registrieren.

Die Arbeitsweise von extro mit Objekten, Projekten und Aufträgen hat sich aus der engen Zusammenarbeit mit Kunden entwickelt und basiert auf dem klar erkannten Bedürfnis nach einer objektorientierten Struktur. Diese Herangehensweise bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Arbeit steigern.

Vorteile der objektorientierten Arbeit:

  1. Nachvollziehbarkeit und Übersichtlichkeit eines Standorts
    Die objektorientierte Struktur ermöglicht es, alle relevanten Informationen zu einem Standort zentral zu bündeln. Dadurch ist es einfacher, den Überblick zu behalten und jederzeit präzise Auskünfte geben zu können.

  2. Strukturierte Verwaltung von Adressen und Kontakten
    Adressen und Kontakte werden direkt den jeweiligen Objekten zugeordnet. Diese klare Zuordnung reduziert Verwirrung und sorgt dafür, dass alle Informationen schnell zugänglich sind.
    Die Zuordnung umfasst beispielsweise:

    • Kontaktpersonen
    • Rechnungsadressen
    • Eigentümer
    • Auftraggeber
  3. Kundenhistorie als Basis für Kundenbindung
    Bei jedem Kundenkontakt ist die gesamte Historie einsehbar. Das schafft Transparenz und stärkt die Kundenbindung, da individuelle Bedürfnisse und frühere Interaktionen jederzeit berücksichtigt werden können.

 

Initialer Mehraufwand mit langfristigem Nutzen

Der Einstieg in die objektorientierte Arbeitsweise erfordert zu Beginn zwar etwas mehr Zeit, da die notwendigen Daten strukturiert erfasst und organisiert werden müssen. Doch dieser Aufwand zahlt sich langfristig aus: Durch die klare Struktur können später Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden, was zu einer enormen Zeitersparnis führt.

Die UID-Nummer ist eine individuelle Identifikationsnummer für Unternehmen, die durch das Bundesamt für Statistik geführt wird.

Unter Einstellung – Firma kannst du unter search.ch API-Schlüssel den dir zugestellten Code einfügen.
Der Code kann unter https://tel.search.ch/api/getkey bestellt werden.

Einkaufspreis x Zuschlagsfaktor. Der Zuschlagsfaktor kann durch den Firmenadministrator in den Rechnungseinstellungen erfasst werden. 

Unter Einstellungen -> Preisliste importieren:  ZIP-, DAT- oder TXT-File importieren.
Aktuell ist es das File v1.3 der Elektrogrossisten.
Der Import wird durch den Firmenadministrator getätigt.

Unter Einstellungen -> Eigener Katalog importieren, kann ein eigener Katalog importiert werden.

Ja, sofern in den Rechnungseinstellungen erfasst, wird ein QR-Einzahlungsschein generiert und dem Rechnungsdokument angefügt.

extro benötigt eine IBAN oder QR-IBAN. Du findest diese auf dem Kontoauszug von deinem Finanzinstitut (Bank/Postfinance) oder im Online-Banking. Bei einer QR-IBAN muss zusätzlich ein QR-Referenz-Nummernkreis definiert werden. Falls nicht vorhanden oder erwünscht, dann einfach (000000) eingeben.

Nach Ablauf der 30-tägigen Testversion wird der Zugriff auf extro beendet.
Drei Tage vor dem Ablauf der Testversion erhältst du eine entsprechende Nachricht und die Möglichkeit, deinen Account nach Ablauf der Testversion in einen kostenpflichtigen Account umzuwandeln.
Mit einem Beitrag von CHF 19.– pro User kann man als Firma den vollen Funktionsumfang von extro nutzen.
Dabei muss die UID-Nummer eines Unternehmens bei der Registration angegeben werden.

Nein, es können keine weiteren Mitarbeiter der Firma hinzugefügt werden.
Die Online-Zahlungsmethode kann in der Testversion nicht verwendet werden.

Ja, diese können unter Einstellungen -> Vorlagen ein- und ausgeschaltet werden.

Ihre Cloud-Daten befinden sich im Hochsicherheitszentrum des Internetdienstleisters Green in Lupfig AG.

Selbstverständlich. extro wird laufend weiterentwickelt und erhält mit jedem Update neue Funktionen. Dabei arbeiten wir sehr eng mit unseren Kunden/Anwendern zusammen, um eine praxisorientierte Applikation zu entwickeln.

Die Ideen zu unserer erfolgreichen App orientieren sich immer an realen Bedürfnissen.
Du hast eine fantastische Idee für die Weiterentwicklung von extro oder es fehlt dir eine entscheidende Funktion für den perfekten Ablauf deiner Aufträge…?
Wir freuen uns auf Rückmeldungen und Anregungen per Mail an info@extro.swiss.

Ja, es ist möglich, dein Benutzerprofil zu deaktivieren. Dies kann unter Einstellungen -> Benutzer durchgeführt werden. Um die Deaktivierung vorzunehmen, klicke einfach auf den Link mit der Bezeichnung Benutzer entfernen.

Nachdem dein Profil entfernt wurde, werden all deine Daten in der Datenbank als deaktiviert markiert. Wenn du deine Daten unwiderruflich löschen möchtest, kannst du uns gerne mittels Kontaktformular darum bitten. Wir werden die Löschung dann in die Wege leiten.

Noch Fragen offen?

Frage einreichen

© 2023 Braso AG